Sustentación de un gasto ante la Sunat

Miguel ¿Cómo sustentar un gasto ante la Sunat?

Una frase muy conocida menciona: Papelito manda.

Por lo tanto, la forma de sustentar un gasto ante al Sunat, es mediante documentación que pruebe la fehaciencia y causalidad del gasto.

Pero, Miguel ¿Qué documentación debo tener a la mano para sustentar el gasto?

En primer lugar, diferenciemos las diferentes fases que se originan en una operación.

Fases de un Gasto

Personalmente, divido toda operación que origina un gasto en cuatro fases.

Adicionalmente, mencionare que documentación podemos solicitar en cada fase, como medida preventiva para sustentar un gasto ante la Sunat.

A. Fase de Necesidad

En esta fase, la empresa tiene una necesidad que debe cubrir o solucionar. Se origina mediante una solicitud de alguna área de la empresa.

Por ejemplo: El área de logística, ha reportado la falla de una de sus unidades de transporte.

¿Cuál es la necesidad?

El servicio de mantenimiento de vehículos.

¿Qué documentación puedo obtener en esta fase?

• Informe del chofer indicando fallas en el vehículo de transporte, o
• Requerimiento de jefe de área solicitando la revisión del vehículo.

También, podemos adicionar proformas de cotización del servicio de mantenimiento.

B. Fase de Contratación

Una vez conocido la necesidad del gasto, debemos concretar el servicio mediante un contrato suscrito.

Documentación:

• Contrato suscrito con el prestador del Servicio (legalizado +plus)

C. Fase de Finalización

Finalmente, una vez concluido el servicio, debemos solicitar la emisión del comprobante del pago, así como un informe del servicio prestado.

¿Qué documentación puedo obtener en esta fase?

• Informe resumen del servicio prestado,
• Comprobante de pago,
• Cancelación del servicio.

D. Fase Comodín

Durante las fases antes mencionadas se pueden adicionar documentación probatoria del gasto.

Le denomino fase comodin, porque no existe una regla especifica.

Se puede obtener documentación probatoria entre las diferentes fases antes mencionadas.

Por ejemplo: Entre la fase de contratación y la fase de conclusión, podrías tomar fotos del avance del servicio.

También, realizar pagos adelantados según el avance del servicio.

Requisitos que debe cumplir un gasto

Adicionalmente, a lo mencionado, recuerde todo gasto deducible debe cumplir dos reglas básicas:

• Reglas generales (principios tributarios)
• Reglas Específicas (articulo 37 de la LIR)

Infografía de Gastos Deducibles Sunat 2018

Recomendación

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