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Declaración Renta Anual – Gastos de Representación [aplicación de FODA]

Tributario - Por en

Hablar acerca de la renta anual es sinónimo de analizar los ingresos y egresos realizados en un ejercicio por una empresa, uno de los temas más importantes a tener en cuenta es sobre los gastos de representación.

Cuando me preguntan sobre el “gasto de representación”, siempre menciono que es una espada de doble filo, tienes sus beneficios, pero también puede ser muy peligroso.

¿Por qué es beneficioso?

Porque puede ser un comodín para muchas empresas para poder deducir gasto y utilizar el crédito fiscal de operaciones netamente personales por dueños o gerentes de una empresa.

¿Por qué es peligros?

Primero porque si no llevas un control adecuado, puede conllevar a una reparación del IGV del gasto generado. Segundo porque en la ultima declaración Jurada anual 2014 tuvo una pequeña trampa.

[clickToTweet tweet=”Renta Anual 2015 – Análisis sobre los gastos de representación” quote=”Renta Anual 2015 – Análisis sobre los gastos de representación”]

Gasto de Representación

Recuerda siempre esta pequeña recomendación que comparto contigo: para analizar si un gasto es deducible tienes que revisar 2 reglas:

  • Reglas generales, analizo principios tributarios como causalidad.
  • Reglas especificas, analizo los requisitos que se establece en el TUO de LIR.

Una vez analizado las reglas generales, veamos que menciona la normatividad en el inciso q) del artículo 37 del TUO de la LIR:

Los gastos de representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias.

Si bien es cierto la norma anterior ya muchos lo conocen, pero no se olviden de lo que menciona el reglamento, para ello revisemos el inciso m) del artículo 21 del Reglamento del TUO de la LIR:

A efecto de lo previsto en el inciso q) del artículo 37° de la Ley, se consideran gastos de representación propios del giro del negocio:

1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de las oficinas, locales o establecimientos.

2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.

No se encuentran comprendidos en el concepto de gastos de representación, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.

Una vez terminado de leer las dos normas legales (reglas especificas), veamos un análisis general sobre el tema en cuestión.

Análisis FODA de los Gastos de Representación

Para un análisis general voy aplicar el FODA a los gastos de representación, analizando las fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas.

Fortalezas

En este punto podemos destacar lo siguiente:

  • Nos permite utilizar como gasto el desembolso que realizamos en almuerzos, reuniones, cenas, con el fin de representar a la empresa ante un cliente o posible cliente.
  • Si tu giro de negocio te obliga a entregar obsequios a tus clientes para la generación de ingresos, esta erogación de dinero por el obsequio podrás deducirlo como gasto.

Oportunidades

Este punto es muy importante, ya que muchas veces pensamos que todo es gasto de representación y dejamos de utilizar el 100% del gasto. Veamos algunos ejemplos donde no se aplica el concepto de gastos de representación:

  • Gastos por concepto de alimentos, bebidas , atenciones y cortesías en juegos de casino (RTF 989-3-2001).
  • Gastos de propaganda dirigido a masa de consumidores reales o potenciales.
  • Los gastos ocasionados por la visita de instituciones educativas, sociales, etc. (gastos de publicidad).
  • Las muestras de productos que comercializa la empresa.

Sobre este ultimo punto a pesar de ser obsequio la finalidad es masificar el nombre o los productos de la empresa y promover las ventas por lo que su deducción seria ilimitada.

Debilidades

La principal debilidad del gasto de representación es que tiene repercusión directa con el tema del IGV, por decirlo de manera coloquial:

Si el gasto de representación se cae, el IGV de dichos comprobantes también se cae y esto conlleva a reparar el IGV.

gasto-limite

No llevar un control adecuado de los gastos de presentación, puede terminar en reparar el IGV.

¿Por qué reparo IGV?, es porque que no estas cumplimiento un requisito sustancial – Artículo 18 del TUO del IGV, esto ultimo conlleva a rectificar el PDT.

¿Qué pasa si ya he rectificado mi PDT por el tributo IGV?

Esto genera la sanción rectificar mas de una vez la declaración correspondiente a un mismo periodo y tributo, cuya sanción es 30% UIT.

Hablando de la UIT, como ya sabrás para el 2016 es S/. 3,950.

Amenazas

Declaración Jurada Anual

La principal amenaza lo visualice por primera vez en la declaración jurada anual del impuesto a la renta del 2014.

Si hacemos un poco de memoria en el llenado del PDT 692, notamos que se había añadido una pestaña nueva: Gastos de Representación, en la cual pedía el detalle por cada proveedor y monto anual desembolsado.

gasto de representacion

Pero, ¿Qué hay de malo en esa información?

Al llenar dicha información sobre tus gastos de representación obtenidos en todo el ejercicio, lo que estas haciendo es darle una variable a la Sunat para aplicar su algoritmo de fiscalización.

Veamos el ejemplo:

La empresa Noticiero del Contador SAC, realiza el llenado de su declaración PDT 692 y anota la siguiente información en la pestaña Gastos de Representación.

gasto

Por otro lado también a realizado el llenado de sus ingresos obtenidos en todo el ejercicio en la sección de estado de ganancias y perdidas.

pdt-ingresos

Finalmente, la empresa no realizo ninguna adición o deducción respecto a los gastos de representación.

adiciones

Con esta información obtenida, Sunat ya no tiene que revisar absolutamente nada de documentación, solo aplicar su algoritmo de fiscalización.

Información obtenida del PDT Anual:

Ingreso obtenidos: S/. 3,405,060
Gasto de Representación: S/. 30,979
Adiciones: 0.00

Limite = 0.5% x 3,405,060 = S/. 17,025

ERROR! ERROR! ERROR! —> seleccionado para una fiscalización parcial

Como puedes apreciar solo es cuestión de aplicar formulas a los datos que tú mismo has declarado en la declaración jurada anual.

Libros Electrónicos – PLE 5.0

Una segunda amenaza es la versión de los libros electrónicos PLE 5.0 en el caso del formato 8.1 – Registro de Compras.

Miguel ¿Qué tiene que ver los gastos de representación con los libros electrónicos?

En la ultima versión de los libros electrónicos que será de uso obligatorio a partir del 11 de Enero de 2016, existe una columna donde tendrás que detallar por cada operación lo siguiente:

renta anual

Significa que por cada operación de compra que anotes tienes que mencionar: si es un activo, mercadería, o un gasto de presentación.

Miguel ¿Que crees que va hacer sunat con dicha información?

Se me ocurre que puede hacer cruce de información para fiscalizarte:

  • Costo de los inventarios.
  • La depreciación de los activos del ejercicio.
  • Los limites de los gastos.

Mucho cuidado con la información que anotaras en tu registro de compras a partir del 2016, no te confíes de los sistemas contables o macros que puedas comprar y que utilizan la palabra “Automatización”, siempre revisa la generación del txt que este de acuerdo a tu documentación.

Conclusiones

  1. Recuerda siempre aplicar las dos reglas básicas cuando te preguntes sobre la deducción de un gasto.
  2. Tomate tu tiempo en analizar los gastos de representación, no subestimes dicha información.
  3. Este año para la presentación de la declaración jurada anual se vienen muchas sorpresas: habra dos versiones para la declaración jurada una virtual y una con el uso del PDT, hay que esperar a que  estén disponibles para su análisis.
  4. Prepara la información del registro compras para el uso del PLE 5.0 recuerda que tendrás que detallar que tipo de operación o servicio has efectuado.

Recomendación

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Comentarios

  1. Miguel una consulta, la empresa contrata en lima un capacitador y selector de personal de ventas, pero decide llevarselo a provincia y le paga el pasaje de vuelo y su alimentación, esto correspondería a gasto de representación, de antemano gracias por tu respuesta

  2. Muy buen articulo miguel, una consulta del exceso de lo permitido segun limite, entiendo que se pierde el uso del credito fiscal, pero que pasa con el gasto, también se pierde?

  3. Miguel
    Como persona natural con negocios, tengo necesidad de viajar a otras provincias, como acredito los gastos realizados por pasajes, comida, alojamiento, movilidad y no entregan comprobantes, y es necesario justificar el motivo del viaje?
    Gracias

    • Si los viajes son a nivel nacional, tienen que acreditarse con comprobantes de pago, no hay otra forma. Adicionalmente tienes que demostrar los motivos de viaje (cotizaciones, visitas, proformas, demostraciones, etc).

  4. Hola Miguel, gracias por tus publicaciones didácticas 🙂

    Que sucede si en Enero pago por un evento para mis clientes que se realizaran en marzo, Ahora anoto los comprobantes en compras de Enero para su uso, pero el gasto (Devengado contable) lo voy a reflejar en Marzo
    El cálculo lo efectuó en el mes de registro del comprobante registrado en compras o donde refleje el gasto contable?

    • Si no esta devengado, no hay gasto aún, el calculo lo haras en marzo todavía.

  7. Muy buen aporte estimado, y espero que para este año sigas compartiendo tus conocimientos. La memoria es frágil y uno es propenso a olvidar si no se actualiza…muchas gracias.

  10. Gracias por las respuesta compañero pero lo que aun no entiendo es desde cuando lo aplicaria, desde enero q declaro diciembre o desde febrero que empiezo el año enero 2016 donde ya estoy acogido al ple por pasar las 75, es jna duda que tenemos aqui en un estudio amigo ?

  11. Miguel amigo que tengas un feliz año una consulta que me tiene hace dias dando vueltas es : A partir de enero 2016 el 11 exactamente se usara obligatoriamente el PLE 5.0 es decir declararemos en enero lo q se declara diciembre con el PLE o seria desde febrero que declaramos enero 2016? Por favor agradeceria mucho tu respuesta amigo

    • Su uso es obligatorio desde el 11 de Enero de 2016, se entiende que puedes anotar diciembre con el PLE 4.09 antes hasta el 10 de Enero.

      • Claro amigo miguel pero yo recien me acojo este año al PLE debido que pase las 75 igual anotaria el de diciembre en el ple 4.09 eso no entiendo por favor amigo aclarame esa duda

  12. Muy acertado el análisis pero no queda claro respecto a la deducción o incremento del IGV
    gracias por el aporte

  13. Muy buena información Miguel muchas gracias por tus enseñanzas, desearte un feliz y prospero año nuevo 2016

  14. Buenas tardes Miguel, nuevamente te escribo para agradecerte por todo el aporte que nos brindastes en el año 2015, con temas interesante y de actualización para nuestra área contable.

    Te deseo de todo corazón un próspero feliz año 2016, y continúa apoyando a nuestros colegas como lo vienes haciendo. Gracias. DIOS TE BENDIGA.

  16. ¿A qué te refieres con reparar el IGV?

    a. ¿A rectificar los PDT mensuales y pagar los tributos omitidos poir IGV?
    b. ¿A adicionar dicho monto omitido a la base imponible de renta anual?

    • La primera opción, rectificar PDT y pagar el tributo de IGV omitido y la multa por crédito indebido.

  17. Miguel excelente análisis FODA ya qe a veces nos damos cuenta de los gastos de representación y es verdad hay que tener bastante ojo, ceja y pestaña sal2

  18. Muchas gracias Miguel como siempre te pasaste,muy didáctico, me encanta la forma de hacer tu trabajo.
    Que sigan los éxitos para el 2016.

  20. Estimado Miguel, buenas tardes:
    Muchas gracias por tus aportes y las actualizaciones que haces con respecto a las normas tributarias.
    Que tengas un excelente año 2016
    Un fuerte abrazo.

  21. Buenas tardes, concerniente al caso de gastos de representación 2015 de la empresa noticiero del contador, ¿se considera el igv?
    según el caso como sale el igv a reparar de 2511.67 ? ¿cual es procedimiento para obtener el igv a reparar ? de antemano gracias x las rptas.

    • Se entiende que para poder el crédito fiscal de una operación dicha operación deber sustentar costo o gasto para la empresa, por ende la diferencia permanente (exceso) no es gasto, por ende el IGV de dichos comprobantes no podrías usarlo. En ese caso queda rectificar los PDT y retirar dichas facturas declaradas, es importante llevar un control sobre dicho tema.

      • Buenos días Miguel, si ya se uso el crédito de esa factura, se entiende que excedió, en la declaración anual no se puede colocar reparar la diferencia,,, Gracias

        • El crédito no se puede reparar mediante la declaración anual, solo queda rectificar el PDT.

  22. Excelente aporte sobre gastos de representación. Solo decirte Miguel muchas gracias por compartir con el grupo tus conocimientos. Te deseo un Venturoso Año 2016. muchos éxitos Profesionales. Que Dios te Bendiga.

  23. Comparto tu apreciaciones, siempre hay que repasar ya que la sunat todos los años agrega o elimina algunos procedimientos, esto es para evitar errores, mejor aun que estamos cerrando año.
    saludos

  25. Gracias miguel estare atento a toda información sea ya conocida o por conocer que este año venidero 2016 sea mejor que el anterior, feliz año a todos y DIOS bendiga a todos y cada uno de ustedes.

  27. Leo tus comentarios que haces, bueno una vez leí un comentario que las Mypes no necesitan contadores , y la verdad te soy sincero si bien le pones didáctica no hay casi nada de nuevo en los temas.

    Yo podría decir que para los mepecos no hace falta los expositores ya que todo esta bien resumido en la pagina Sunat con información didáctica y actualizada.

    He asistido a varias conferencias y otros expositores y siempre es lo mismo no cambian y muchas veces toman las mismas notas de la pagina sunat.

    • Siempre es bueno repasar los temas, yo personalmente siempre lo hago, la mente es muy olvidadiza y más con los cambios en cuanto a las declaraciones anuales, porque a veces pensamos saber mucho y al final estamos interpretando mal alguna norma, como por ejemplo el tema de gastos de representación en cuanto al IGV y la Renta.

  28. Estimado Miguel esta bien el análisis que haces de los gastos de representación, pero lo estas tomando de forma anual, cuando el análisis de gastos de representación se hace de forma mensual como indica la norma.

    Muchos contadores y expositores no aplican ni explican los gastos de representación de forma mensual

    • La aplicación de la forma mensual es para el tema de IGV, más no para el tema de impuesto a la renta, la normatividad de IGV y Renta son completamente distinta desde que grava y cuando nace la obligación tributario por ejemplo.

  30. Excelente publicacion, gracias por el aporte hacia todos los colegas. Que tengas un excelente año 2016

  32. Muchas gracias por el articulo. Esta muy bien para hacer memoria de las reglas y tener en cuenta los ultimos cambios que ya estan por aplicarse.