Hablar acerca de la renta anual es sinónimo de analizar los ingresos y egresos realizados en un ejercicio por una empresa,
Por otra parte, uno de los temas más importantes a tener en cuenta son los gastos de representación.
Cuando me preguntan sobre el “gasto de representación”, siempre menciono que es una espada de doble filo, tienes sus beneficios, pero también puede ser muy peligroso.
Miguel ¿Por qué son beneficiosos ?
Porque puede ser un comodín para muchas empresas para poder deducir gasto y utilizar el crédito fiscal de operaciones netamente personales por dueños o gerentes de una empresa.
Miguel ¿Por qué es peligroso los gastos de representación?
Primero porque si no llevas un control adecuado, puede conllevar a una reparación del IGV del gasto generado.
ÍNDICE DEL ARTÍCULO
Gastos de Representación
En primer lugar, para analizar si un gasto es deducible tienes que revisar 2 reglas:
- Reglas generales, analizo principios tributarios como causalidad.
- Reglas especificas, analizo los requisitos que se establece en el TUO de LIR.
Una vez analizado las reglas generales, veamos que menciona la normatividad en el inciso q) del artículo 37 del TUO de la LIR:
Los gastos de representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias.
Si bien es cierto la norma anterior ya muchos lo conocen, pero no se olviden de lo que menciona el reglamento, para ello revisemos el inciso m) del artículo 21 del Reglamento del TUO de la LIR:
A efecto de lo previsto en el inciso q) del artículo 37° de la Ley, se consideran gastos de representación propios del giro del negocio:
1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de las oficinas, locales o establecimientos.
2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
No se encuentran comprendidos en el concepto de gastos de representación, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.
Una vez terminado de leer las dos normas legales (reglas especificas), veamos un análisis general sobre el tema en cuestión.
Análisis FODA de los Gastos de Representación
Para un análisis general voy aplicar FODA a los gastos de representación, analizando las fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas.
Fortalezas
En este punto podemos destacar lo siguiente:
- Nos permite utilizar como gasto el desembolso que realizamos en almuerzos, reuniones, cenas, con el fin de representar a la empresa ante un cliente o posible cliente.
- Si tu giro de negocio te obliga a entregar obsequios a tus clientes para la generación de ingresos, esta erogación de dinero podrás deducirlo como gasto.
Oportunidades
Este punto es muy importante, ya que muchas veces pensamos que todo es gasto de representación y dejamos de utilizar el 100% del gasto. Veamos algunos ejemplos donde no se aplica el concepto de gastos de representación:
- Gastos por concepto de alimentos, bebidas , atenciones y cortesías en juegos de casino (RTF 989-3-2001).
- Gastos de propaganda dirigido a masa de consumidores reales o potenciales.
- Los gastos ocasionados por la visita de instituciones educativas, sociales, etc. (gastos de publicidad).
- Las muestras de productos que comercializa la empresa.
Sobre este ultimo punto a pesar de ser obsequio la finalidad es masificar el nombre o los productos de la empresa y promover las ventas por lo que su deducción seria ilimitada.
Debilidades
La principal debilidad del gasto de representación es que tiene repercusión directa con el tema del IGV, por decirlo de manera coloquial:
Si el gasto de representación se cae, el IGV de dichos comprobantes también se cae y esto conlleva a reparar el IGV.
No llevar un control adecuado de los gastos de presentación, puede terminar en reparar el IGV.
Miguel ¿Por qué reparo IGV?
Porque que no estas cumplimiento un requisito sustancial – Artículo 18 del TUO del IGV, esto último conlleva a rectificar el PDT.
Amenazas
Declaración Jurada Anual
La principal amenaza lo visualice por primera vez en la declaración jurada anual del impuesto a la renta.
Si hacemos un poco de memoria en el llenado del PDT 708, notamos una pestaña: Gastos de Representación, en la cual pide el detalle por cada proveedor y monto anual desembolsado.
Miguel ¿Qué hay de malo en esa información?
Al llenar dicha información sobre tus gastos de representación obtenidos en todo el ejercicio, lo que estas haciendo es darle una variable a la Sunat para aplicar su algoritmo de fiscalización.
Ejemplo:
La empresa Noticiero del Contador SAC, realiza el llenado de su declaración PDT 708 y anota la siguiente información en la pestaña Gastos de Representación.
Por otro lado también a realizado el llenado de sus ingresos obtenidos en todo el ejercicio en la sección de estado de ganancias y perdidas.
Finalmente, la empresa no realizo ninguna adición o deducción respecto a los gastos de representación.
Con esta información obtenida, Sunat ya no tiene que revisar absolutamente nada de documentación, solo aplicar su algoritmo de fiscalización.
Información obtenida del PDT Anual:
Ingreso obtenidos: S/ 3,405,060
Gasto de Representación: S/ 30,979
Adiciones: 0.00
Limite = 0.5% x 3,405,060 = S/. 17,025
ERROR! ERROR! —> seleccionado para una fiscalización parcial
Como puedes apreciar solo es cuestión de aplicar formulas a los datos que tú mismo has declarado en la declaración jurada anual.
Libros Electrónicos – PLE 5.1
Una segunda amenaza es la versión de los libros electrónicos PLE 5.1 en el caso del formato 8.1 – Registro de Compras.
Miguel ¿Qué tiene que ver los gastos de representación con los libros electrónicos?
La columna 34 del registro de compras solicita la siguiente información:
Significa que por cada operación de compra que anotes tienes que mencionar: si es un activo, mercadería, o un gasto de presentación.
Miguel ¿Qué crees que va hacer sunat con dicha información?
Se me ocurre que puede hacer cruce de información para fiscalizarte:
- Costo de los inventarios.
- La depreciación de los activos del ejercicio.
- Los limites de los gastos.
Mucho cuidado con la información que anotaras en tu registro de compras.
Conclusiones
- Recuerda siempre aplicar las dos reglas básicas cuando te preguntes sobre la deducción de un gasto.
- Tomate tu tiempo en analizar los gastos de representación, no subestimes dicha información.
Recomendación
- Si deseas saber mucho más sobre el Cierre Tributario Impuesto a la Renta 2018, invitarlos para el Lunes 04 de Marzo al taller full práctico donde revisaremos los ingresos gravados, reglas para deducir gastos, gastos susjetos a limites, etc más información del taller aquí.
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César dice
Buen día Miguel : Si en un mes; mediante el control identifico un exceso de gasto de representación, ¿Cómo se realiza el reparo en el PDT el IGV ?
Miguel Torres dice
No consideras el IGV de dichas compras o lo rectificas el PDT ya presentado.
César dice
Gracias por la pronta respuesta, quiere decir que si me exceso es 30 de una factura de 100 (Base impo.) en el Reg. compras anoto 70?. Por otro lado la Sunat en su cartilla de la renta anual adiciona el IGV del monto en exceso por gastos de repres. ¿es igual?
Eduard dice
Miguel una consulta, la empresa contrata en lima un capacitador y selector de personal de ventas, pero decide llevarselo a provincia y le paga el pasaje de vuelo y su alimentación, esto correspondería a gasto de representación, de antemano gracias por tu respuesta
Miguel Torres dice
No es un gasto de representación.
Eduardo dice
Muy buen articulo miguel, una consulta del exceso de lo permitido segun limite, entiendo que se pierde el uso del credito fiscal, pero que pasa con el gasto, también se pierde?
Miguel Torres dice
Pierdes ambos, gasto y como efecto el IGV.
Pabel dice
Miguel
Como persona natural con negocios, tengo necesidad de viajar a otras provincias, como acredito los gastos realizados por pasajes, comida, alojamiento, movilidad y no entregan comprobantes, y es necesario justificar el motivo del viaje?
Gracias
Miguel Torres dice
Si los viajes son a nivel nacional, tienen que acreditarse con comprobantes de pago, no hay otra forma. Adicionalmente tienes que demostrar los motivos de viaje (cotizaciones, visitas, proformas, demostraciones, etc).
César dice
Hola Miguel, gracias por tus publicaciones didácticas 🙂
Que sucede si en Enero pago por un evento para mis clientes que se realizaran en marzo, Ahora anoto los comprobantes en compras de Enero para su uso, pero el gasto (Devengado contable) lo voy a reflejar en Marzo
El cálculo lo efectuó en el mes de registro del comprobante registrado en compras o donde refleje el gasto contable?
Miguel Torres dice
Si no esta devengado, no hay gasto aún, el calculo lo haras en marzo todavía.
Giancarlo dice
Es necesario llenar todos los gastos por representación o solo los que se repararan
Miguel Torres dice
Tienes que llenar todos.
Jose dice
Excelente a preparanos para la DDJJ.
Miguel Torres dice
Muchas gracias 🙂
Noel dice
Muy buen aporte estimado, y espero que para este año sigas compartiendo tus conocimientos. La memoria es frágil y uno es propenso a olvidar si no se actualiza…muchas gracias.
Miguel Torres dice
Muchas gracias por el comentario, que tenga un super día.
Rocio dice
Miguel gracias por el dato. saludos
Miguel Torres dice
Muchas gracias, que tengas un super día 🙂
Carlos Grados dice
Miguel tus aportes son de lo mejor , Gracias por todo.
Miguel Torres dice
Muchas gracias 🙂
Mayckel dice
Gracias por las respuesta compañero pero lo que aun no entiendo es desde cuando lo aplicaria, desde enero q declaro diciembre o desde febrero que empiezo el año enero 2016 donde ya estoy acogido al ple por pasar las 75, es jna duda que tenemos aqui en un estudio amigo ?
Mayckel dice
Miguel amigo que tengas un feliz año una consulta que me tiene hace dias dando vueltas es : A partir de enero 2016 el 11 exactamente se usara obligatoriamente el PLE 5.0 es decir declararemos en enero lo q se declara diciembre con el PLE o seria desde febrero que declaramos enero 2016? Por favor agradeceria mucho tu respuesta amigo
Miguel Torres dice
Su uso es obligatorio desde el 11 de Enero de 2016, se entiende que puedes anotar diciembre con el PLE 4.09 antes hasta el 10 de Enero.
Mayckel dice
Claro amigo miguel pero yo recien me acojo este año al PLE debido que pase las 75 igual anotaria el de diciembre en el ple 4.09 eso no entiendo por favor amigo aclarame esa duda
Miguel Torres dice
En ese caso si usaras la versión PLE 5.0.
Mequias Quintana dice
Muy acertado el análisis pero no queda claro respecto a la deducción o incremento del IGV
gracias por el aporte
Miguel Torres dice
Puedes repasar el artículo 18 del TUO de IGV, los requisitos sustanciales.
Maria Romacca Ninaya dice
Muy buena información Miguel muchas gracias por tus enseñanzas, desearte un feliz y prospero año nuevo 2016
Miguel Torres dice
Muchas gracias 🙂
Maritza Osco Crisóstomo dice
Buenas tardes Miguel, nuevamente te escribo para agradecerte por todo el aporte que nos brindastes en el año 2015, con temas interesante y de actualización para nuestra área contable.
Te deseo de todo corazón un próspero feliz año 2016, y continúa apoyando a nuestros colegas como lo vienes haciendo. Gracias. DIOS TE BENDIGA.
Miguel Torres dice
Muchas gracias por el comentario, que tengas un super año 🙂
Lucila Martha Ricalde Manchaco dice
Gracias miguel muy bueno.
Miguel Torres dice
Muchas gracias 🙂
DanieL dice
¿A qué te refieres con reparar el IGV?
a. ¿A rectificar los PDT mensuales y pagar los tributos omitidos poir IGV?
b. ¿A adicionar dicho monto omitido a la base imponible de renta anual?
Miguel Torres dice
La primera opción, rectificar PDT y pagar el tributo de IGV omitido y la multa por crédito indebido.
Alfredo Quispe Cordova dice
Miguel excelente análisis FODA ya qe a veces nos damos cuenta de los gastos de representación y es verdad hay que tener bastante ojo, ceja y pestaña sal2
Miguel Torres dice
Muchas gracias por el comentario 🙂
Amelia Isabel dice
Muchas gracias Miguel como siempre te pasaste,muy didáctico, me encanta la forma de hacer tu trabajo.
Que sigan los éxitos para el 2016.
Miguel Torres dice
Muchas gracias por el comentario 🙂
Ana Henostroza dice
Excelente informacion, muchas gracias por tus aportes.
Que tengas un buen año 2016
Gracias
Miguel Torres dice
Gracias por el comentario 🙂
Olger Rojas Macha dice
Estimado Miguel, buenas tardes:
Muchas gracias por tus aportes y las actualizaciones que haces con respecto a las normas tributarias.
Que tengas un excelente año 2016
Un fuerte abrazo.
Miguel Torres dice
Muchas gracias, igualmente que tenga un super año 2016.
Yan Krloz dice
Buenas tardes, concerniente al caso de gastos de representación 2015 de la empresa noticiero del contador, ¿se considera el igv?
según el caso como sale el igv a reparar de 2511.67 ? ¿cual es procedimiento para obtener el igv a reparar ? de antemano gracias x las rptas.
Miguel Torres dice
Se entiende que para poder el crédito fiscal de una operación dicha operación deber sustentar costo o gasto para la empresa, por ende la diferencia permanente (exceso) no es gasto, por ende el IGV de dichos comprobantes no podrías usarlo. En ese caso queda rectificar los PDT y retirar dichas facturas declaradas, es importante llevar un control sobre dicho tema.
Naty dice
Buenos días Miguel, si ya se uso el crédito de esa factura, se entiende que excedió, en la declaración anual no se puede colocar reparar la diferencia,,, Gracias
Miguel Torres dice
El crédito no se puede reparar mediante la declaración anual, solo queda rectificar el PDT.
Julia Laqui Mamani dice
Excelente aporte sobre gastos de representación. Solo decirte Miguel muchas gracias por compartir con el grupo tus conocimientos. Te deseo un Venturoso Año 2016. muchos éxitos Profesionales. Que Dios te Bendiga.
Miguel Torres dice
Muchas gracias, igualmente que tengas un super año.
Pedro dice
Comparto tu apreciaciones, siempre hay que repasar ya que la sunat todos los años agrega o elimina algunos procedimientos, esto es para evitar errores, mejor aun que estamos cerrando año.
saludos
Miguel Torres dice
Es correcto, gracias por el comentario.
Manuela Mercedes Culqui Valle dice
Excelente Ayuda.
Miguel Torres dice
Gracias 🙂
Carlos Jesus dice
Gracias miguel estare atento a toda información sea ya conocida o por conocer que este año venidero 2016 sea mejor que el anterior, feliz año a todos y DIOS bendiga a todos y cada uno de ustedes.
Miguel Torres dice
Muchas gracias por el comentario 🙂
Antuanet dice
Cuando harán otro seminario que hicieron hace unas semanas de actualización laboral
Miguel Torres dice
No hay fecha de programación.
Martin dice
Leo tus comentarios que haces, bueno una vez leí un comentario que las Mypes no necesitan contadores , y la verdad te soy sincero si bien le pones didáctica no hay casi nada de nuevo en los temas.
Yo podría decir que para los mepecos no hace falta los expositores ya que todo esta bien resumido en la pagina Sunat con información didáctica y actualizada.
He asistido a varias conferencias y otros expositores y siempre es lo mismo no cambian y muchas veces toman las mismas notas de la pagina sunat.
Miguel Torres dice
Siempre es bueno repasar los temas, yo personalmente siempre lo hago, la mente es muy olvidadiza y más con los cambios en cuanto a las declaraciones anuales, porque a veces pensamos saber mucho y al final estamos interpretando mal alguna norma, como por ejemplo el tema de gastos de representación en cuanto al IGV y la Renta.
Martin dice
Estimado Miguel esta bien el análisis que haces de los gastos de representación, pero lo estas tomando de forma anual, cuando el análisis de gastos de representación se hace de forma mensual como indica la norma.
Muchos contadores y expositores no aplican ni explican los gastos de representación de forma mensual
Miguel Torres dice
La aplicación de la forma mensual es para el tema de IGV, más no para el tema de impuesto a la renta, la normatividad de IGV y Renta son completamente distinta desde que grava y cuando nace la obligación tributario por ejemplo.
Elena Rupiri Checnes dice
Gracias miguel, como siempre muy oportuno tus aportes!
Miguel Torres dice
Muchas gracias 🙂
Miguel Abad dice
Excelente publicacion, gracias por el aporte hacia todos los colegas. Que tengas un excelente año 2016
Miguel Torres dice
Muchas gracias amigo 🙂 IDEM
Felix dice
Muy interesante miguel, como siempre un excelente apoyo para todos lo colegas, gracias.
Miguel Torres dice
Muchas gracias, que tengas un super día 🙂
Martin Gallegos dice
Muchas gracias por el articulo. Esta muy bien para hacer memoria de las reglas y tener en cuenta los ultimos cambios que ya estan por aplicarse.
Miguel Torres dice
Esa es la idea amigo 🙂
David dice
Miguel, gracias por el aporte que nos das en temas contables y tributarios.
Te deseo los mejores parabienes en este año 2016.