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Renta Anual – Gastos de Representación

Publicado por Miguel Torres el 59 comentarios

Miguel ¿Cuáles son los límites de los gastos de representación?

En primer lugar, referirse a los gastos de representación es referirse indirectamente a la declaración anual, donde  analizamos los ingresos y egresos realizados en un ejercicio.

Por otra parte, cuando me preguntan sobre los “gastos de representación”, siempre menciono que es una espada de doble filo, tienes sus beneficios, pero también puede ser muy peligroso.

Miguel ¿Por qué son beneficiosos?

Porque puede ser un comodín para muchas empresas para poder deducir gasto y utilizar el crédito fiscal de operaciones netamente personales por dueños o gerentes de una empresa.

Miguel ¿Por qué es peligroso los gastos de representación?

Porque si no llevas un control adecuado, puede conllevar a una reparación del IGV del gasto generado.

Gastos de Representación

En primer lugar, para analizar si un gasto es deducible tienes que revisar 2 reglas:

  • Reglas generales, analizó principios tributarios como causalidad.
  • Reglas específicas, analizó los requisitos que se establece en el TUO de LIR.

Una vez analizado las reglas generales, veamos que menciona la normatividad en el inciso q) del artículo 37 del TUO de la LIR:

Los gastos de representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias.

Si bien es cierto la norma anterior ya muchos lo conocen, pero no se olviden de lo que menciona el reglamento, para ello revisemos el inciso m) del artículo 21 del Reglamento del TUO de la LIR:

A efecto de lo previsto en el inciso q) del artículo 37° de la Ley, se consideran gastos de representación propios del giro del negocio:

1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de las oficinas, locales o establecimientos.

2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.

No se encuentran comprendidos en el concepto de gastos de representación, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.

Una vez terminado de leer las dos normas legales (reglas específicas), veamos un análisis general sobre el tema en cuestión.

Análisis FODA de los Gastos de Representación

Para un análisis general voy aplicar FODA a los gastos de representación, analizando las fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas.

Fortalezas

En este punto podemos destacar lo siguiente:

  • Nos permite utilizar como gasto el desembolso que realizamos en almuerzos, reuniones, cenas, con el fin de representar a la empresa ante un cliente o posible cliente.
  • Si tu giro de negocio te obliga a entregar obsequios a tus clientes para la generación de ingresos, esta erogación de dinero podrás deducirlo como gasto.

Oportunidades

Este punto es muy importante, ya que muchas veces pensamos que todo es gasto de representación y dejamos de utilizar el 100% del gasto. Veamos algunos ejemplos donde no se aplica el concepto de gastos de representación:

  • Gastos por concepto de alimentos, bebidas , atenciones y cortesías en juegos de casino (RTF 989-3-2001).
  • Gastos de propaganda dirigido a masa de consumidores reales o potenciales.
  • Los gastos ocasionados por la visita de instituciones educativas, sociales, etc. (gastos de publicidad).
  • Las muestras de productos que comercializa la empresa.

Sobre este último punto a pesar de ser obsequio la finalidad es masificar el nombre o los productos de la empresa y promover las ventas por lo que su deducción sería ilimitada.

Debilidades

La principal debilidad del gasto de representación es que tiene repercusión directa con el tema del IGV, por decirlo de manera coloquial:

Si el gasto de representación se cae, el IGV de dichos comprobantes también se cae y esto conlleva a reparar el IGV.

renta anual gastos de representacion

No llevar un control adecuado de los gastos de presentación, puede terminar en reparar el IGV.

Miguel ¿Por qué reparo IGV?

Porque que no estas cumplimiento un requisito sustancial – Artículo 18 del TUO del IGV, esto último conlleva a rectificar el declara fácil.

Amenazas

Declaración Jurada Anual

La principal amenaza lo visualice por primera vez en la declaración jurada anual del impuesto a la renta.

Si hacemos un poco de memoria en el llenado del Formulario Virtual 710, notamos una pestaña: Gastos de Representación, en la cual pide el detalle por cada proveedor y monto anual desembolsado.

gastos de representacion SUNAT

Miguel ¿Qué hay de malo en esa información?

Al llenar dicha información sobre tus gastos de representación obtenidos en todo el ejercicio, lo que estás haciendo es darle una variable a la Sunat para aplicar su algoritmo de fiscalización.

Ejemplo:

La empresa Noticiero del Contador SAC, realiza el llenado del Formulario Virtual 710 y anota la siguiente información en la pestaña Gastos de Representación.

detalle gastos de representacion

Por otro lado también a realizado el llenado de sus ingresos obtenidos en todo el ejercicio en la sección de estado de ganancias y pérdidas.

estado de ganancias y perdidas.

Finalmente, la empresa no realizó ninguna adición o deducción respecto a los gastos de representación.

adiciones del impuesto a la renta

Con esta información obtenida, Sunat ya no tiene que revisar absolutamente nada de documentación, solo aplicar su algoritmo de fiscalización.

Información obtenida en el Formulario Virtual 710:

Ingreso obtenidos: S/ 3,405,060
Gasto de Representación: S/ 30,979
Adiciones: 0.00

Límite = 0.5% x 3,405,060 = S/. 17,025

ERROR! ERROR! —> seleccionado para una fiscalización parcial

Como puedes apreciar solo es cuestión de aplicar fórmulas a los datos que tú mismo has declarado en la declaración jurada anual.

Libros Electrónicos – PLE 5.1

Una segunda amenaza es la versión de los libros electrónicos PLE 5.1 en el caso del formato 8.1 – Registro de Compras.

Miguel ¿Qué tiene que ver los gastos de representación con los libros electrónicos?

La columna 34 del registro de compras solicita la siguiente información:

renta anual

Significa que por cada operación de compra que anotes tienes que mencionar: si es un activo, mercadería, o un gasto de presentación.

Miguel ¿Qué crees que va hacer sunat con dicha información?

Se me ocurre que puede hacer cruce de información para fiscalizar:

  • Costo de los inventarios.
  • La depreciación de los activos del ejercicio.
  • Los límites de los gastos.

Mucho cuidado con la información que anotaras en tu registro de compras.

Conclusiones

  1. Recuerda siempre aplicar las dos reglas básicas cuando te preguntes sobre la deducción de un gasto.
  2. Tomate tu tiempo en analizar los gastos de representación, no subestimes dicha información.

Recomendación

  1. Si deseas saber mucho más sobre el Cierre Tributario Impuesto a la Renta 2019, invitarlos para el Sábado 14 de Marzo al taller full práctico donde revisaremos los ingresos gravados, reglas para deducir gastos, gastos susjetos a limites, etc más información del taller aquí.

Interacciones con los lectores

59 comentarios

  1. Catherine dice

    Hola Miguel, te agradezco de antemano me puedas responder. a 3 empleados gerentes y jefe de planta les están dando un bono vehicular de máximo S.1,000 al mes por reembolso de gastos : Gasolina , peajes y otros al vehículo, es correcto para tomarlo como gasto de representación, solo usan sus carros para llegar a su trabajo o cual seria la otra salida para poder deducir sus gastos, saludos.

  2. Piero dice

    Que tal Miguel, mi consulta es respecto a que si una empresa jurídica decide a mandar a un personal a capacitarse en temas contables a la ciudad de Lima, el gasto de avión, el gasto de la propia capacitación, estadía, alimentación, movilidad misma, etc ¿Estos desembolsos serían aceptados como gastos para empresa jurídica? Gracias de antemano por la respuesta.

  3. Maria A. Vergara Cobian de Paz dice

    Miguel gracias por la informacion que nos brindas a nosotros los contadores de manera desinteresada y eficiente. Hace tiempo estaba pensado agradecerte .Muchas bendiciones para ti y tu familia.

  6. Eduard dice

    Miguel una consulta, la empresa contrata en lima un capacitador y selector de personal de ventas, pero decide llevarselo a provincia y le paga el pasaje de vuelo y su alimentación, esto correspondería a gasto de representación, de antemano gracias por tu respuesta

  8. Pabel dice

    Miguel
    Como persona natural con negocios, tengo necesidad de viajar a otras provincias, como acredito los gastos realizados por pasajes, comida, alojamiento, movilidad y no entregan comprobantes, y es necesario justificar el motivo del viaje?
    Gracias

    • Miguel Torres dice

      Si los viajes son a nivel nacional, tienen que acreditarse con comprobantes de pago, no hay otra forma. Adicionalmente tienes que demostrar los motivos de viaje (cotizaciones, visitas, proformas, demostraciones, etc).

  9. César dice

    Hola Miguel, gracias por tus publicaciones didácticas 🙂

    Que sucede si en Enero pago por un evento para mis clientes que se realizaran en marzo, Ahora anoto los comprobantes en compras de Enero para su uso, pero el gasto (Devengado contable) lo voy a reflejar en Marzo
    El cálculo lo efectuó en el mes de registro del comprobante registrado en compras o donde refleje el gasto contable?

  23. Martin dice

    Leo tus comentarios que haces, bueno una vez leí un comentario que las Mypes no necesitan contadores , y la verdad te soy sincero si bien le pones didáctica no hay casi nada de nuevo en los temas.

    Yo podría decir que para los mepecos no hace falta los expositores ya que todo esta bien resumido en la pagina Sunat con información didáctica y actualizada.

    He asistido a varias conferencias y otros expositores y siempre es lo mismo no cambian y muchas veces toman las mismas notas de la pagina sunat.

    • Miguel Torres dice

      Siempre es bueno repasar los temas, yo personalmente siempre lo hago, la mente es muy olvidadiza y más con los cambios en cuanto a las declaraciones anuales, porque a veces pensamos saber mucho y al final estamos interpretando mal alguna norma, como por ejemplo el tema de gastos de representación en cuanto al IGV y la Renta.

  24. Martin dice

    Estimado Miguel esta bien el análisis que haces de los gastos de representación, pero lo estas tomando de forma anual, cuando el análisis de gastos de representación se hace de forma mensual como indica la norma.

    Muchos contadores y expositores no aplican ni explican los gastos de representación de forma mensual

    • Miguel Torres dice

      La aplicación de la forma mensual es para el tema de IGV, más no para el tema de impuesto a la renta, la normatividad de IGV y Renta son completamente distinta desde que grava y cuando nace la obligación tributario por ejemplo.

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