1. Crea una política de créditos y cobranzas
¿Cómo se escoge bien a los clientes con los que se puede trabajar al crédito? Antes que todo, piense si su empresa tiene reglas claras sobre este tema -cuánta línea de crédito puede soportar en determinado período de tiempo, por ejemplo- porque para esto se necesita un sistema de cobranza posterior que sea efectivo.
La palabra clave es organización. La relación de tiempo entre sus compras al crédito a proveedores y las ventas al crédito a sus clientes debe marchar en paralelo. Esto con el fin de que no haya necesidad de poner del capital propio para pagar deudas con el proveedor sino utilizar en la medida de lo posible el dinero de las cobranzas.
2. Sepa cómo se comportan sus clientes
Con viejos o nuevos clientes el riesgo jamás desaparece, solo se minimiza. Con un comprador nuevo con el que apenas hemos trabajado, deben hacerse indagaciones básicas. Pero al antiguo no se lo debe dejar de monitorear por más que llevemos mucho tiempo vendiéndole. El gran error es confundir el tamaño de las ventas con la posibilidad real que tiene de saldar el crédito. Por ejemplo, si un cliente acostumbra a comprar al contado por montos cada vez más crecientes, eso no garantiza que cuando pida el primer crédito también lo pague con igual solvencia. Lo básico es indagar en centrales de riesgo o pedir referencias de otros proveedores del sector. Haga una verificación por medio de Reniec, Sunat, Registros Públicos, etc. Luego de determinar que un cliente puede comprarle al crédito, calcule la línea que le otorgará -¿hasta qué monto puede llegar ese crédito?- y los plazos de pago que ofrecerá.
3. Cómo gestionar la cobranza
El momento de la cobranza necesita un trabajo muy planificado para evitar malestares y contratiempos entre ambas partes. En primer lugar, debe definirse si el encargado de cobrar será la misma persona que tiene a su cargo la venta. Por ejemplo, en el caso de una compañía de abarrotes es lo más común. Quienes solo son cobradores suelen trabajar con productos de rotación más lenta, como la ropa, el calzado, es decir, productos que no son de primera necesidad; pero también con insumos industriales, que tardan en procesarse y salir al mercado.
4. Evalúe periódicamente si el modelo funciona
Esta fase es opcional, pero interesante, para las empresas que desean mejorar sus procesos. Cada seis meses deberían redefinirse o reafirmar, según la efectividad del sistema de créditos y cobranzas, las reglas de la empresa para este tema. Esto exigirá del empresario una visión panorámica de lo que ocurre alrededor suyo: desde cambios en las leyes que rigen en el mercado hasta impactos políticos o sociales que pueden afectar su modo de trabajo y la capacidad de pago de sus compradores.
Diario El Comercio (02/10/2014)
