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Perdí los Libros Contables ¿Qué Hago?

Sunat, Tributario - Publicado por el

Miguel, perdí los libros contables ¿Qué hago?

¿Cómo los perdiste?.

Miguel, te cuento mi historia.

El día de hoy tenia una citación en las oficinas de Sunat por un requerimiento donde me pedían: Registro de Compras, Registros de Ventas, Facturas de Compras, Facturas de Ventas y Guías de Remisión. Posteriormente, saliendo de las oficinas de Sunat, agarre un taxi de regreso a la empresa, bajando del taxi, se me olvida los Libros contables y comprobantes de pago.

En primer lugar, mencionarte que todo problema tiene solución.

En el siguiente artículo te explicare paso a paso que debes hacer.

Perdí los Libros Contables

Lo primero que debes hacer ante una situación de perdida de libros contables es realizar la denuncia policial.

Revisemos que menciona el inciso 9.1 del articulo 9 de la Resolución de Superintendencia 234-2006:

Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.

Por lo tanto, el deudor tributario tiene un plazo de 15 días hábiles para comunicar a Sunat, dicha comunicación lo haremos mediante mesa de partes mediante un escrito.

Requisitos de la Comunicación a Sunat

Este es un punto muy importante, si solo escribes una hoja diciendo: «Sunat perdí los libros contables el día 30 de agosto del 2018», ten por seguro que la comunicación será observada.

Para saber los detalles de la comunicación a Sunat, revisemos el inciso 9.2 del articulo 9 de la Resolución de Superintendencia 234-2006:

La citada comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos.

Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.

Además, una copia certificada de la denuncia policial, denuncia generada por el deudor tributario (inciso 9.3 del articulo 9 de la Resolución Sunat 234-2006).

Modelo de Comunicación de pérdida de Libros Contables

Te adjunto un modelo de comunicación de pérdida de libros contables.

Por otra parte, es importante colocar en tu comunicación de perdida de libros contables, la fecha y notaria donde se legalizaron.

Rehacer Libros Contables

No vayan a pensar que uno le dice a Sunat: se me perdió los libros contables y todo queda ahí, noooooo.

Sunat te va dará un plazo para que rehagas tu libros contables.

Leamos que dice el articulo 10 de la Resolución de Superintendencia 234-2006:

Los deudores tributarios señalados en el artículo 9°, tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes mencionados en el artículo anterior.

Por lo tanto, el deudor tributario tendrá un plazo de 60 días calendarios para volver a llenar sus libros contables.

Perdí los Libros Electrónicos

Miguel ¿Qué pasa cuándo perdí los libros contables, pero eran electrónicos?

En primer lugar, recordemos que los libros contables en formato electrónico están conformados por tres archivos:

  • Archivos TXT (la cantidad depende del libro y/o registro)
  • Archivo XPLE
  • Constancia de presentación (PDF)

De igual manera debemos seguir el procedimiento antes mencionado, y posteriormente volver a generar los archivos TXTs.

Actualmente, en el TUPA de la SUNAT no hay un procedimiento para solicitar una copia de los archivos txt, pero de una manera no reglamentada en provincia si lo hacen (solo he visto el caso de una empresa en ICA).

Almacenamiento de los Libros Electrónicos

Para evitar las perdida de los libros electrónicos es recomendable almacenarlo en servicios cloud. No es recomendable guardarlo en PC o Laptops.

Adicionalmente, las empresas designadas como PRICOS, tienen la obligación de indicar en su CLAVE SOL un domicilio adicional donde almacenaran una copia de los libros electrónicos.

Conclusión

  1. Siempre sacar una copia a la legalización de sus libros contables y guardarlas en caso de perdida.
  2. Realiza una copia de seguridad de la información ingresada al sistema contable, de esa manera podrán generar nuevamente los libros electrónicos.

Recomendación

  1. Si deseas saber mucho más sobre los Libros Electrónicos PLE 5.1 – 2019, invitarlos para el Domingo 21 de Julio al taller full práctico (cada alumno con su computadora) donde veremos como se realiza las anotaciones, correcciones, reportes, etc, más información del taller aquí.

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Comentarios

  1. Había una contingencia si pierdo los libros y comprobantes, después del primer requerimiento.

    • Pues claro, lo mas probable es que no puedas sustentar posteriores requerimientos o pasar la fiscalización parcial o definitiva.

  3. Me sirvio de mucha ayuda Miguel. Ahora ya sabre que hacer en caso suceda este tipo de casos. Muchas Gracias!!

  4. Gracias Miguel es de bastante ayuda toda la información de que nos brindas, espero poder asistir a uno de tus talleres

  5. Buenos días Miguel en el caso de pérdidas de boletas físcas otorgadas por Sunat provisionalmente hasta que se compre el sistema de facturación? es el mismo procedimiento?

  6. Muy interesante, miguel y si me cambio a llevar libros electrónicos, ya no tendría que ser necesario legalizarlos, o algunos libros si se tendrían que legalizar? gracias por tu respuesta.

  7. Buenas tardes, soy el segundo caso exitoso!! de solicitud de libros electrónicos a Sunat en «Arequipa», fueron muy amables, me dieron respuesta impresa y ademas con un CD mis TXT.

    Pero la misma situación para otro cliente en Lima no surtió efecto, lo negaron.

  8. Saludos Miguel, se puede rehacer los libros, registrando solo periodos no prescritos. A partir año 2013. Gracias

  9. Que hago ante la perdida del libro de actas y el libro de registro de acciones. Mi ex contador los perdio hace unos tres años y no se ha hecho nada.

  10. Buen día Miguel, se me extravió el certificado de la legalización de las hojas que se realizo en la Notaria, que tendría que hacer para poder remediarlo?
    Gracias

    • Con tu factura podrías ir a la notaria a pedir una constancia o certificado de la operación.

  11. BUEN DÍA MIGUEL: Ayúdame con esto por favor, si se perdieron los libros contables en el mes de enero y se realizo la denuncia a los 61 días de ocurridos los hechos y la legalización de los nuevos libros al día 63, que tendría que hacer?, no se con qué fecha hacer los nuevos libros. ¿Qué infracción estoy cometiendo?

    • Te faltaría notificar a Sunat mediante mesa de partes de la perdida del libro contable.

  12. Hola Miguel, una consulta se hizo legalizar los libros en el 2016 y recién a la fecha me di cuenta que una hoja no tiene sello del notario, que debería de hacer en ese caso? gracias por la ayuda de antemano

    • Denuncia por perdida de la hoja. Tb podrías ir a la notaria, aunque será muy difícil que te reconozca.

  13. Buen día, Miguel por favor una consulta que hacer si se extravió el Libro N°1 de Actas, de la empresa Jurídica

    • Hacer la denuncia y presentar a la Sunat un escrito en mesa de partes detallando los datos de la legalización.

  15. Tengo un cliente que quiere dejar de trabajar con migo y quiere todos sus libros, etc. yo no le pienso dar nada hasta que me cancele mis honorarios. que podría pasar en este caso .. ¿me denunciarían ?, que es lo que debería de hacer.
    gracias por la respuesta..!

  16. Quisiera saber de cuánto es la multa por no tener los libros ya que no hay manera de que no tengo los datos para rehacerlos pero declare todos los meses

    • Lee el inciso 1 del articulo 175 del código tributario, pero no puedes pagar la multa si no subsanas la infracción.

  18. Gracias miguel por tu aportes….consulta cuando ya se esta en proceso de rehacer la contabilidad se puede rehacer con contabilidad computarizada, ya siendo que en el ejercicio a rehacer estaba con contabilidad manual.

  19. Hola Miguel, que pasaria si es una comunicación de perdida falsa que procedimiento puede seguir en tu contra la administración tributaria? y que clase de infracción se estaria cometiendo?

    • No he visto un caso similar, pero si la comunicación es falsa, la multa sera por no entregar o mostrar los libros contables.

  20. Estimado Miguel, buenas tardes, tengo una invitacion de la sunat para revisarme el credito fiscal del 2016, pero en el translado de la documentacion a las oficinas del contador, se me olvido los libros y documentacion de compras y ventas, que debo de hacer, ya que mi cita sera en dos dias , tendre multa? , que debo de hacer? agradecere por tu respuesta.saludos

  21. Buenas tardes amigo Miguel, quería saber que es lo que tengo que hacer porque mi contador anterior tenia todos mis comprobantes y mis libros contable, que tendría que , porque solamente el contador me dió una hoja impresa con los importes que tenía de todos los meses que no se declararon. periodo Mayo 2016 – Noviembre 2016. Muchas gracias, espero tu ayuda.

  22. Actualmente es que estoy leyendo tus artículos los cuales son de gran ayuda, me apuntare y aprovecho de pedirte una opinión sobre algo que me paso.

  23. Buenas, los libro contables de mi empresa se deterioraron por completo los voy a rehacer podría hacerlo por el PLE, o tienen que ser de manera física como estaba antes?

  24. Hola: Se nos ha extraviado hojas sueltas (en blanco) legalizadas del libro de planillas. Y hemos continuado con la impresión en el correlativo siguiente. Nunca se hizo denuncia. ¿Hemos cometido alguna infracción?, ¿Qué corresponde hacer?
    Gracias

  25. Miguel en el caso de régimen especial la contabilidad es manual, que hacer si perdiste todo registro de compras y ventas, todas las boletas emitidas y facturas de compras que en su mayoría son ticket facturas de grifos.

    • Pues, dejar de llevar contabilidad manual y llevar contabilidad computarizada sería el primer paso. El segundo tratar de ubicar proveedores y clientes y tratar de rehacer la contabilidad.

  26. Hola Miguel, entonces tendría que hacer los libros contables con la poca información que tenga, así tenga que cuadrar a la fuerza con el balance anual verdad??

  27. Si se me perdió el TXT (original y el adicional) de igual forma debo adjuntar copia certificada de la denuncia policial? que pasa si se eliminó sin querer el TXT de mis archivos de almacenamiento o le entró un virtus, de igual forma requiero de denuncia policial
    ?

    • La norma no ha estipulado en el caso de libros electrónicos, lo práctico es volver a rehacer los txt.

  28. Hola, qué puedo hacer ahora que me han robado una caja donde tenía algunas hojas de mis libros contables y talonarios llenos. Tenía mucha información ahí. Puedo hacer lo posible por contactar algunos clientes pero no creo que todos. Qué pasaría ahora? Sí tengo la fecha de legalización, notario y totales de lo que declaré y pagué todos los meses.

    • No es justificación lo que mencionas, por lo tanto pasado los 60 días de plazo para rehacer la contabilidad (desde que informaste la perdida), puedes ser sujeto a revisión.

  29. Hola, Miguel, consulta quiero presentar una denuncia policial por perdida de Guías de Remisión, en este caso qué documentos debo presentar a la comisaría, si ya hice la denuncia vía internet – denuncia por perdida de documentos, es persona jurídica.

    Saludos

    • Solo acércate con el pago del valor en el banco de la nación y narras los hechos de la perdida.

  30. Puedo sacar copias a las facturas y guardarlos por seguridad y presentarlos a la sunat, ante una perdida de libro, para sustentar documentación de comprobante emitida,) ¿ es valido, las copias de comprobante tienen validez se sustento ante la sunat?

  31. Estimado miguel una consulta , se paga impuesto por emitir liquidación de compra de ser caso cuanto de paga y como .
    Muchas gracias

  32. Hola Miguel, una consulta respecto a las perdidas de los libros, que pasa sino cuento con todo el sustento debido para rehacer la contabilidad ( no hay sistema contable, no tengo documentos físicos ni de compras ni ventas 2014 hacia atrás), se puede imprimir solo los
    libros del 2015?

    Saludos

  33. Hola, se que tengo 60 dias para rehacer los libros . Luego de ello, yo mismo debo presentarme o esperar notificacion de SUNAT?

  34. Hola Miguel, en el caso de que no se sabe la notaría, tampoco la fecha y nro. de legalización, tampoco hay las ft de la notaría, ya se hizo denuncia policial pero no hay comunicación a sunat por que pide esos datos, que se debería hacer en ese caso?? imposible rehacer la contabilidad no hay nada; se puede legalizar otros libros u hojas sueltas, o comenzar este año con libros electrónicos.

    • En ese caso tendrás que pagar la multa por legalización extemporánea , compras libros o legalizar hojas sueltas. También puedes afiliarte a los libros electrónicos.

    • Hola una consulta que pasa si mi contador ha declarado todos los impuestos desde la fecha de inicio de la empresa. pero no ha llenado para nada los libros contables, me llego a dar las facturas y boletas y hay facturas venta perdidas, al parecer facturas de compras perdidas también, y ademas de ello no cuento con los pdts. que hago en este caso estoy en régimen especial.

  35. Miguel que pasa si no doy parte a la sunat y cumplo con reconstruir mis libros contables e incluso volver hacer legalizar con la fecha inicial, pasaría algo?

  36. Hola, tengo un problema y es que mi contador efectuó las declaraciones cada mes pero no llenó ningún libro contable del 2015, me los entregó vacío (compras, ventas y diario), para no tener problemas yo misma quisiera llenarlos y ponerlos al día el problema es que no se cómo se llenan estos libros, si podrías facilitarme un modelo por favor

    • Tendrías que sumar tus facturas y ver que facturas ha considerado para cada periodo, sería bueno que lo lleves a un contador para que te ayude.

  37. Hola, después del plazo de los 60 días la Sunat verifica y hace requerimiento de la reconstrucción de los nuevos libros?

  38. Miguel, te escribí en otra publicación de exoneracion del igv para que me ayudes por favor:» el serv de taxi está exonerado del igv en las ventas declaro en la casilla 105 y las compras las declaro en total en la 113 es correcto? Está en R. especial y si a pesar de la exoneración de tiene que llevar los regist de ventas y compras llenando las facturas normalmente?O ya no lleva libros»

    • Es correcto, tiene que llevar los dos libros, si las ventas estan exoneradas es la casilla 105.

  39. Buen dia que hago ? si cuando voy a la sunat a comunicar con la denuncia que se me extravio los libros contables y me dicen que tengo que poner en el comunicado la fecha de legalización , numero de legalización de los libros ,nombre del notario y no se esos datos.. porque la contadora como no le cancele sus caprichos no me dice nada …que hago ?

    • Podrias revisar tus facturas de compras, quizas encuentras la factura, de lo contrario no se puede hacer nada.

    • Supongamos que no puede presentar la denuncia por perdida de los libros por que no tiene los datos del notario como debe proceder para los libros y si tuviera que pagar alguna multa

    • Si no haces la denuncia por no tener dichos datos, deberas pagar la multa por atraso.

  40. Buenas noches miguel, quiero hacerle una consulta si los documentos contables facturas guias boletas fueron robadas mas los libros que tendría que hacer en este caso aparte de la denuncia como recuperare la información de las ventas si no tengo información kisiera que me ayude.

    • Pues una opción sería emitir carta de conciliación a tus clientes y proveedores indicando por favor enviar el detalle de operaciones realizadas con tu empresa.

  41. Ya realize la denuncia de la perdida de los libros pero no avise a sunat tendre una multa, ya que ahora me esta pidiendj el resgistro de compra.de.ese.ejercicio, que hago.

    • Bueno la norma menciona que ocurrida la perdida de libros, tienes un plazo de 60 días para rehacer la contabilidad, seria bueno que respondas el requerimiento.

  42. Hola si el 11/09/15 se perdio todos los libros contables y boletas de ventas, facturas y guias de remisión llenas y sin llenar, primero se hace la denuncia a la comisaría, es verdad, y hasta cuando se puede hacer la denuncia?, y de ahi que se hace se va a la sunat, y hasta cuando uno puede ir a la sunat? y que se hace en la sunat, y hasta cuando hay que esperar una respuesta, o ya se tiene que ir a la notaria a legalizar nuevos libros antes de una respuesta? gracias.

    • Tienes 15 días para hacer la denuncia y comunicar a la sunat con un documento en mesa de partes, luego tienes 60 días para rehacer toda la contabilidad.

  43. Hola Miguel, buenas tardes tengo una consulta por favor: si perdí mis libros contables , y no tengo los datos de los requisitos que pide la sunat , es decir, no se el nombre del Notario , no tengo el numero de legalización. ¿Como debería proceder en ese caso? Gracias.

    • En ese caso el problema es que no podrás demostrar que la legalización fue realizada en su fecha correcta.

  45. Una consulta sobre los libros contable, un cliente que solo lleno su libro hasta el año 2003, quisiera ordenar toda su contabilidad sobre libros y solo legalizo el 1er libro y nada mas,de donde empezaría el trabajo para poner al día todo, podría empezar con libros electrónicos a partir del 2016 en enero o que tratamiento seria.

    • Si puedes hacer eso, empezar desde enero con los libros electrónicos. Te recomiendo empezar desde el 2011 año que todavía no prescribe para la revisión.

  46. Tengo un problema mande a legalizar el libro de inventarios y balances y resulta que la notaria no puso el nombre completo solo figura LIBRO DE INVENTARIO la verdad es que el cliente no reviso cuando se lo entregaron esto fue hace como 3 meses tendre algún problema con la SUNAT o como debo proceder.
    Gracias de antemano por tu respuesta

    • Es mejor que lo corrijas y coloques el nombre completo del libro. Porque dicho sustento para la sunat, no va proceder.

  48. Miguel una consulta:
    una persona natural con negocio del Reg Especial, que su contador fallecio, esta persona no sabe si el contador legalizo o imprimio los libros contables; ademas el contador se llevaba las facturas de compras y ventas(no se sabe si a su casa o a otro lado) y desde la afiliacion al regimen especial (2011) hasta parte del 2013 no tienen sus documentos. Como se le puede dar solucion a su situacion si no tiene documentos ni archivos para rehacer su contabilidad.

    • Lo primero seria hablar con un familiar del contador y tratar de conseguir los documentos, en caso de no poderlo, tendrás que presentar una denuncia por perdida de documentos y rehacer tu contabilidad.

    • Si hablamos con ellos y nos alcanzaron todo lo que encontraron pero aun esta incompleto… como rearmariamos la contabilidad con documentos faltan de de ventas y compras??

    • Podrías llamar a tus clientes o proveedores que te alcancen un reporte de las transacciones realizadas.

  49. una consulta los libros de régimen especial cuales son son los que se tienen q llevar?
    Como se haría si se inicio actividades el 01/10/2011 y no saco los libros ….. cual es el procedimiento a seguir y cuanto ascenderia la multa?

    • Hola Ernesto, en el regimen especial los libros obligatorios son: registro de compras y registros de ventas.

  50. En verdad la frescura y el saber llegar a tus seguidores te dan una buena pinta.. muchas gracias por tus aportes en verdad me sirvió de mucho. Bendiciones y sigue con los éxitos.

  51. Si me robaron facturas de ventas es el mismo procedimiento…sobre la notificacion a sunat que debo especificar en mi carta dirigida hacia ellos…gracias por tu respuesta

    • Es correcto el mismo procedimiento, si las facturas están vacías solo lo das de baja por clave sol, si están llenas si presentas carta en mesa de partes.

  53. Hola miguel: gracias por tu colaboración, por favor aclara lo siguiente: para legalizar los nuevos libros tenemos que esperar notificación de SUNAT o solo con el cargo de la carta presentada por mesa de partes se legalizan los nuevos libros
    Cesar

  54. una consulta los libros de régimen especial cuales son lo s q se tienen q llevar y como se haría si en el 2001 se inscribe y no saco los libros ….. cuanto asendera la multa y como se aplicaría al descuento del 90%

    • Risix, los libros son registro de compras y registro de ventas. La multa es 0.3% IN con un descuento del 90%.

    • una consulta estimado que sucede si una empresa por ex motivos ha estado llevando mal la administración y contabilidad y de pronto no existen libros contables desde su fundación año 1993 hasta la actualidad 2016, solo cuenta con libros contables del año 2013, que es lo que se tiene que hacer

    • Daria prioridad a los ejercicio no prescritos y empezaría ha rehacer la contabilidad.

  56. Muy interesantes tus artículos , son muy claros y prácticos. Gracias por ayudarnos con la información que nos envías. Buen día .