Este artículo ya no se encuentra vigente debido a modificaciones tributarias, puedes leer el artículo actualizado en el siguiente link: http://bit.ly/2jpFVBM.
Es muy probable que en la habitación donde te encuentres en este momento puedas observar un estante lleno de libros contables de varios años.
A medida que pasan los años para una empresa acumula más documentos como libros contables, pero surge una pregunta: ¿Hasta cuándo vamos a conservar los libros contables?
Obligación de conservar los Libros Contables
Para poder responder la pregunta antes mencionada, revisemos el inciso 7) del artículo 87 del código tributario:
Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, mientras el tributo no esté prescrito.
El legislador menciona que estamos obligados a conservar los libros y registros hasta que el tributo no prescriba.
Lo antes mencionado referente a los registros, así como documentos de operaciones tiene concordancia con el artículo 41 del TUO del IGV:
Las copias y los originales, en su caso, de los comprobantes de pago y demás documentos contables deberán ser conservados durante el período de prescripción de la acción fiscal.
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Prescripción del tributo
¿Cuándo prescribe el tributo?, la respuesta lo encontramos en el artículo 43 del código tributario:
La acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva.
Por lo tanto el periodo de prescripción dependerá si realizaste la presentación de tu declaración, de haberlo hecho el periodo será 4 años en caso contrario será 6 años.
¿Qué pasa con los libros electrónicos?
La respuesta es sencilla: se aplica la misma normatividad antes mencionada. Solo algunas recomendaciones:
En caso de requerimiento por la sunat de sus libros contables electrónicos, solo deberá presentar:
- Archivo txt (medio magnético)
- Constancia de presentación de sus libros electrónicos
Por otro lado es importante también guardar el reporte de consistencia de los libros electrónicos, este reporte se descarga cuando validamos nuestro archivo txt.
Conclusión
- Almacena de una manera seguro tu archivo txt (resumen de tu libro electrónico), de extraviarlo, actualmente no hay forma de recuperar dicho archivo.
- Personalmente utilizo los servicios cloud para almacenar dichos archivos, por ejemplo en mi caso uso Amazon Cloud Drive; existen otras alternativas como dropbox, google drive, one drive, etc.
Gisela QE dice
Buenas tardes
Felicitaciones por el blog
Mi consulta sobre conservación de documentos:
Se emitió una factura con fecha 02/01/2012 y otro con fecha 30/12/2012
Hasta cuando se tiene que conservar el físico de estas facturas emitidas?
Por favor quisiera una presición sobre dichas fechas de conservación.
Gracias.
Miguel Torres dice
Hasta que el tributo prescriba.
Julio dice
Miguel:
Buenas tardes, he recibido una notificación de la Sunat para una fiscalización de por los periodos del 01-2011 al 12-2012 entre los requerimientos que me hacen es la exhibición de los libros contables de dichos periodos
Es factible que me puedan revisar información plasmada en los libros que en este caso ya tienen entre 4 a 5 años de antigüedad?
A la espera de tu respuesta
Miguel Torres dice
Es factible, el fiscalizador tiene la facultad de revisar toda la información solicitada, ademas de ello requerir un nuevo requerimiento si nota alguna contingencia.
Mary dice
Hola, mi asistente hoy día perdio una guia de remision remitente que emiti en el mes de noviembre 2015, que debo hacer, estoy en el regimen especial. Gracias por la respuesta que me ayude a resolver este problema. Saludos
Miguel Torres dice
Hacer la denuncia correspondiente y tratar de obtener una copia fedateada.
Juana dice
Hola. Por favor, responde… Tengo una tarea en la cual me pusieron a investigar. Por cuanto tiempo se guardan los libros contables y justificantes? | Cuál es la fecha en que se realizan los estados financieros? | Cuales libros contables se utiliza en una empresa. | Gracias❤️ Espero que me ayudes.
BELLA VASQUEZ dice
Mis libros contables están legalizados fuera del plazo permitido inicio de actividades 06-03-2012 (tomo 1) y también tengo el tomo 2 legalizado con fecha posterior a la impresión correlativa por fecha. (impresión diciembre 2013) legalización tomo II febrero 2015. cuanto es la mula a pagar y cual es el código a utilizar
Rafael Villalobos dice
Quisiera hacerte una consulta tengo una empresa que a realizado toda su contabilidad incluido los libros contables con el CONCAR pero la sunat le esta observando los libros que tienen que ser con el formato que ellos establecen es necesario rehacer todos los libros contables o solo algunos.
Miguel Torres dice
Solo libros que estés obligado a llevar.
Nestor dice
También hay obligación de guardar documentos ya prescritos cuando se trata de perdidas arrastables de ejercicios anteriores que no se han utilizado, mayormente cuando se utiliza el sistema A
Miguel Torres dice
El sistema A, solo puedes arrastrar las perdidas por 4 años nada mas.
Adonia dice
Buen día mi estimado Miguel.Se nos presento un caso, gracias de antemano. La AFP nos ha notificado que tenemos declaraciones pendientes de un trabajador en el año 2007 y 2008.Pero al revisar sus boletas de pago las aportaciones fueron a ONP. En este que se podría hacer o si hay multa o penalidad.
Ruben Vera dice
Ni multa ni penalidad. Lo que tendrías que hacer es solicitar la devolución por pago indebido a la ONP, aunque este derecho ya está prescrito, a mi juicio. El pago a la AFP es tema aparte: no tiene nada que ver con que hayas pagado, por error, a la ONP. Es decir, aquí no ópera la compensación.
Miguel Torres dice
El detalle es analizar si en esa fecha estabas obligada a realizar los depósitos en la afp, no hay sanción pero si tienes que reconocer el pago mas los intereses.
Elena dice
Hola miguel que consecuencias tengo al presentar mi libro electronico un monto de mas de 400.00 soles me sancionaran con multa que puedo realizar para rectificar ese periodo por ya lo envie gracias
Miguel Torres dice
No hay multa por cometer errores, solo subsana el error en el siguiente periodo.
Walter dice
Estimado Miguel, gracias por tu aporte al conocimiento y crecimiento de la profesión contable.
En estos casos el computo del plazo se inicia el 01 de Enero del siguiente año de presentada la DJ anual.
Miguel Torres dice
Notar que el inicio del computo es diferente para las declaraciones mensuales y para las declaraciones anuales.
Julio Cespedes dice
Hola miguel, hay muy buenos comentarios y aportes, quisiera hacer uno, respecto a los tributos de planilla, toda vez que las retenciones de onp prescriben a los 10 años, en consecuencia debo guardar toda documentación vinculada a ellos, como son las boletas de pago, contratos de trabajo, memorándum, etc; es correcto también guardar estos documentos.
Miguel Torres dice
Es correcto, lamentablemente el libro de planilla quedo en la historia, reemplazado por el t-registro y plame.
Marina dice
Pero en el caso de ACTIVOS FIJOS, es recomendable conservar los libros y documentos físicos mientras de sigan depreciando para demostrar su existencia en la empresa. Ya que hay activos cuya vida útil es de 10 años y a pesar de que el periodo de su compra ha prescrito, el gasto de la depreciación se sigue utilizando.
Miguel Torres dice
Es una buena acotación, el tribunal fiscal se ha mencionado que existe la obligación de mostrar documentos aun ya prescritos pero que tienen incidencia en un periodo no prescrito, un ejemplo claro es la depreciación que puede tener incidencia en 10 años y es posible que te pidan el comprobante de compra de dicho activo encontrándote en el año 10.
Jorge dice
Me ha llegado una cobranza judicial de una afp del periodo de devengue de 02/1997, la empresa solo tuvo actividad hasta el año 2001, ya han pasado mas de 18 años y recién le ha llegado esta cobranza, y ya no existe ningún tipo de documentos , como podría ser para dar de baja esa deuda.
Miguel Torres dice
Si ya esta en la etapa judicial, es recomendable que lo consultes con un abogado, recuerda que es un dinero que la empresa retuvo y no pago.
Aliana Noriega dice
Saludos, una pregunta, que quiere decir TRIBUTO PRESCRITO, eso me queda muy claro, gracias.
Ruben Vera dice
El tributo está prescrito cuando por “acción” del tiempo, la Administración Tributaria (SUNAT, municipios, etc.), pierden su derecho de cobrar la deuda COACTIVAMENTE. No es que se extinga la deuda, ya que prescripción no es sinónimo de extinción. Además, hay que tener en cuenta las figuras de “suspensión” e “interrupción” del término prescriptorio, para no caer en el simplismo del sólo “paso del tiempo”.
Sergio dice
Saludos, dice cuando el tributo prescriba, quiere decir que si el tributo prescribe 4 años y 6 años, junto con los libros contables?
Miguel Torres dice
Es correcto amigo.
Maura dice
Gracias Miguel eres un genio.