Evite que las reuniones innecesarias perjudiquen su trabajo

Para aprovechar al máximo los encuentros entre gerentes y colaboradores, la puntualidad, la definición de objetivos y el hecho de recurrir a la agenda son elementos clave.

La firma Robert Half International efectuó un sondeo entre más de 600 responsables de recursos humanos a nivel mundial. Los resultados arrojaron que 3 de cada 10 reuniones en una oficina son innecesarias y, en consecuencia, quitan valioso tiempo de trabajo, el cual puede destinarse a otras actividades más productivas.

Estas juntas, en muchas oportunidades, son poco provechosas para gerentes y colaboradores. Un dato a tomar en cuenta, en este sentido, es que los trabajadores pasan alrededor de cinco horas semanales en reuniones, de acuerdo a la encuesta del Centro de Investigación de Economía y Negocios, en Londres.

Para sacarle provecho a estas reuniones, en primer lugar, cada una de ellas tiene que obedecer a una razón que justifique su respectiva convocatoria. De lo contrario, no tendría sentido.

Además, antes de organizar una junta, hay tres preguntas básicas a hacerse: qué hacer, quién hace y cuándo habrá resultados. Cuando las respuestas a estas interrogantes no son claras, entonces es posible caer en errores que llevan a la improductividad, de acuerdo al portal CNN Expansión:

No organizarse. Sin planeación, el empleado se crea una idea propia del motivo de la junta y se presenta sin objetivos concretos. Una opción para dirigir el encuentro es seguir el método del caso: plantear el problema y centrarse en obtenerse respuestas.

No enviar una agenda a los participantes para que preparen con anticipación el tema. Al no llevar una lista de los puntos a tratar, es común desviarse del tema central o el encuentro termina como un monólogo de quién convocó.

No respetar la agenda y extenderse en el tiempo. “45 minutos es suficiente para una junta productiva”, afirmó Irma Flores. Si el líder de la junta estima que tardará más, debe convocar a la persona encargada del tema a una reunión independiente.

No dar seguimiento. Debe haber un responsable de llevar minuta, la cual deben tener los asistentes en máximo 24 horas.

Convocar a junta al término del trabajo causa molestia y desinterés entre los convocados. Los horarios recomendados son al iniciar las tareas laborales o después de la comida.

Diario Gestión (26/08/2013)