El correo electrónico o email ha sido una gran innovación tecnológica para la administración de empresas, pues ahora es mucho más fácil para los gerentes comunicarse con muchas personas al mismo tiempo, según un artículo de The Wall Street Journal.
En el pasado, si un gerente quería enviar un mensaje a diez personas involucradas en un proyecto, tenía que llamar a cada uno de ellas él mismo, redactar un mensaje que debía ser entregado personalmente o depender de otros para que hagan llegar su mensaje –y aceptar los caprichos inevitables del ‘teléfono malogrado’.
Con el correo electrónico, se puede simplemente copiar a todos los contactos y ya está. Solo ese detalle –que parece pasar desapercibido para muchos hoy– ha hecho que el flujo de información en las organizaciones sea mucho mejor de lo que era antes.
Pero hay dos peligros que siempre se debe tener en cuenta al utilizar el correo electrónico.
En primer lugar, los emails no son el mejor medio para transmitir tonos y matices de voz y eso parece ser doblemente cierto cuando el remitente es un gerente y el receptor es un subordinado.
Las sugerencias formuladas en tono de broma pueden ser fácilmente confundidas por órdenes severas, mientras que las observaciones con un sentido de ironía a menudo se pueden interpretar como literales.
Para evitar malentendidos, sugerimos una regla simple: el correo electrónico puede ser utilizado eficazmente como un medio para transmitir hechos directos o para alabar y alentar a alguien.
Pero no debe ser usado para castigar, regañar o dar malas noticias. Si el mensaje que va a enviar es desalentador, lo mejor es entregarlo en persona.
El segundo peligro está relacionado a la excesiva transparencia. Los emails se expanden como un reguero de pólvora. Todos conocemos las historias de personas que escribieron correos electrónicos criticando a alguien y, luego, por equivocación enviaron el correo a la persona que estaban criticando.
O dieron click en “responder a todos” cuando no querían hacerlo. O aquel que escribió un correo con mala fe que fue enviado a un amigo, y luego a los amigos del amigo, y así sucesivamente hasta que se hizo de conocimiento público.
Muchos directivos han perdido sus puestos de trabajo por este tipo de incidentes involuntarios, incluyendo el ex director general de Boeing Corp., Harry Stonecipher, quien perdió su puesto cuando una serie de correos electrónicos de alto voltaje con una ejecutiva fueron reenviados a los miembros del directorio.
Para evitar estas cosas puede aplicar una regla simple. Nunca escriba un correo electrónico con cosas que no le gustaría que se exhiban en la pantalla gigante del Times Square. Si va a escribir algo, es mejor que esté dispuesto a enviarlo a todo el mundo. De lo contrario, utilice el teléfono.
Diario Gestión (22/10/2014)
